Orchestras Canada/Orchestres Canada

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Un nouveau sondage révèle que 84% des orchestres canadiens sont passés au numérique

La plupart des orchestres canadiens ont essayé au moins une initiative numérique depuis mars 2020, avec pour objectif principal de rester en contact avec leur public et d’offrir des opportunités de travail à leurs musiciens, selon un nouveau sondage menée par Orchestras Canada/Orchestres Canada (OC).    

« La pandémie, qui a présenté tant de défis aux artistes et aux organisations artistiques, nous a tous obligés à numériser en toute hâte », a déclaré Neil Middleton, vice-président du marketing et des ventes de l’Orchestre symphonique de Vancouver (VSO) et membre du conseil d’administration d’OC. « C’était quelque chose qui figurait dans le plan stratégique du VSO, mais la pandémie a hyper-accéléré notre création d’une plateforme de contenu numérique et d’un processus de capture vidéo. »

Cinquante-sept orchestres d’un océan à l’autre ont répondu au sondage à l’automne 2020. Parmi eux, l’Orchestre classique de Montréal (OCM), qui a effectué un virage numérique dès avril 2020 et a été l’un des premiers orchestres du Québec à le faire. « Dès le début, il était clair que si l’OCM voulait rester pertinent et continuer à accroître son public, nous devions nous lancer dans ce domaine numérique, que nous sachions exactement comment le faire ou non » , a commenté Taras Kulish, directeur général de l’OCM. « Nous l’avons compris au fur et à mesure, et en conséquence, nos auditoires ont augmenté de manière exponentielle, non seulement au niveau local mais aussi au niveau international. »

 

Principales conclusions

Vous trouverez ci-dessous quelques résultats clés qui ont émergé des données du sondage sur le numérique :

1- 84% des personnes interrogées ont essayé une ou plusieurs initiatives numériques depuis mars 2020. Ces initiatives ont été hébergées sur les médias sociaux – sur YouTube, Facebook Live et Instagram. Les activités proposées comprenaient la capture de performances/événements en direct, du contenu informel comme les coulisses, des quiz et des soirées de visionnage. Les enregistrements et les performances ont été fortement mis en avant, tout comme les balados et le matériel d’archives. De plus, des organisations ont accueilli des musiciens qui ont interprété de courts morceaux depuis leur domicile.

2- Les orchestres ont effectué un virage numérique principalement pour rester en contact avec leur public. D’autres motivations comprenaient l’offre de possibilités de performances pour leurs musiciens, l’augmentation de la visibilité de leur marque grâce à une présence en ligne diversifiée et accrue, et la collecte de fonds.

3- Les orchestres ont besoin de soutien et de ressources pour poursuivre et renforcer leur offre numérique. Les répondants au sondage ont cité le besoin d’un meilleur équipement (caméras et microphones), de logiciels et de matériel, et d’un accès à l’expertise technique, y compris le montage et la production audio-vidéo, ainsi qu’un soutien marketing, en intégrant les compétences numériques dans les structures de personnel existantes.

4- 74% des répondants ont l’intention de poursuivre une partie ou la totalité de leur activité numérique après la pandémie. Leurs plans futurs comprennent la diffusion en direct, l’accès à de nouvelles plateformes, la capture de performances, la numérisation du travail, l’augmentation des connexions et le développement des publics, l’expérimentation et l’apprentissage, l’ouverture d’espaces de performances numériques, l’élargissement de l’engagement numérique (y compris les conférences et les activités en ligne).

L’analyse du sondage est fournie par The Space, une société indépendante d’intérêt communautaire basée à Birmingham, en Angleterre.

 

 

« Le comité numérique d’Orchestres Canada a entrepris ce sondage à l’automne 2020 afin de mieux comprendre les activités numériques des orchestres canadiens à l’ère de la COVID. Nous avions suivi ce travail de manière informelle depuis le début de la pandémie ; malgré cela, nous avons été renversés par l’éventail d’orchestres qui ont adopté la saisie et le partage de contenu numérique, leurs apprentissages, leur expression honnête des défis, leur engagement à faire travailler les artistes et à maintenir un contact vivant et engageant avec leurs communautés. Les enseignements tirés du sondage influenceront certainement les efforts de sensibilisation et d’apprentissage d’OC pour aller de l’avant. Mais je pense que la plus grande valeur du sondage pourrait être de refléter pour les répondants la vitalité et les intérêts communs de la communauté orchestrale canadienne. » – Katherine Carleton, directrice générale d’Orchestres Canada.

« Ce sondage montre que les orchestres canadiens ont fait un travail remarquable pour se réinventer lors de la COVID. La quantité et la qualité du contenu numérique produit sont exceptionnelles. Il a non seulement permis aux orchestres de rester en contact étroit avec leur public, mais aussi d’attirer de nouveaux publics. Il est clair que notre secteur doit continuer à innover pour accroître notre impact. Cependant, les questions de financement sont déjà apparentes et ne feront que s’accentuer lorsque nous recommencerons à présenter des saisons de concerts en direct. » – Neil Middleton, vice-président du marketing et des ventes de l’Orchestre symphonique de Vancouver et membre du conseil d’administration d’OC.   

« Le fait que 84 % des orchestres ont essayé une ou plusieurs nouvelles initiatives numériques depuis mars 2020 est une statistique passionnante. Beaucoup d’entre nous voulaient élargir leur offre numérique, mais l’expertise, le financement et la peur nous ont freinés. Cette pandémie nous a ouvert cette porte à tous, ce qui est une merveilleuse opportunité.» – Taras Kulish, directeur général de l’Orchestre classique de Montréal   

Rapport comparatif 2019-2020

Chaque année, Orchestres Canada recueille et réunit des données financières et sur le public provenant des orchestres membres et produit un rapport comparatif détaillé. Celui-ci est communiqué aux orchestres participants et utilisé pour la défense des intérêts et aux fins de recherches. Le Rapport comparatif pour 2019-2020 contient des renseignements provenant de 72 orchestres, y compris de tous les orchestres membres au budget supérieur à 1,5 million de dollars et presque tous ceux dont le budget dépasse 50 000 $.

Les résumés sont basés sur les renseignements détaillés inclus dans le Rapport comparatif. Ils donnent une vue d’ensemble du secteur orchestral du Canada pour la saison 2019-2020. Les données venant de tous les orchestres participants sont groupées de deux manières : par taille du budget et par région.

Les pourcentages sont présentés de deux façons : 1) les pourcentages basés sur les totaux globaux et 2) les « moyennes des pourcentages » basées sur les pourcentages calculés individuellement pour chacun des 72 orchestres participants. Cette seconde approche est utile lorsqu’il s’agit d’échantillons relativement petits d’organismes de taille et d’envergure différentes, comme c’est le cas notamment dans le Résumé par région. Les pourcentages basés sur les totaux globaux sont utiles dans le cas d’échantillons plus gros. Les deux sortes de pourcentages nous semblent utiles.

Dans les résumés, nous utilisons, au bas de chaque colonne, les calculs du « coût au contact avec le public ». Nous recommandons cet outil de calcul aux participants qui voudraient eux-mêmes faire des recherches comparatives additionnelles. On obtient ce coût en divisant simplement les dépenses totales par le nombre total de membres du public. Cet outil est utile pour déterminer rapidement l’efficience commerciale globale par rapport aux autres éléments budgétaires. .

À compter de la mi-mars 2020, les orchestres ont annulé les concerts prévus. Quelques-uns ont commencé presque immédiatement à offrir des présentations en ligne. D’autres ont emboîté le pas. Nous avons donc ajouté la section Activité en ligne à la fin du rapport, sans trop savoir quelles données nous allions recevoir. L’information incluse dans les résumés correspond uniquement à l’activité jusqu’à la fin de la saison 2019-2020. Les présentations en ligne ont connu un essor durant la présente saison (2020-2021).

La COVID-19 a eu un impact considérable sur la communauté orchestrale canadienne. Pour le démontrer, nous avons décidé de produire deux résumés combinés qui montrent en parallèle les données pour 2018-2019 et pour 2019-2020, avec les changements en pourcentage pour chaque élément important du budget. Évidemment, presque tous les changements d’une année à l’autre ont été négatifs, sauf pour le soutien gouvernemental et surtout les recettes spéciales ou pour des projets.

Nous nous abstenons de tout autre commentaire analytique sur ces résumés parallèles pour deux raisons. 1) Ces résumés sont de création récente. Ils sont remplis de détails et ne peuvent être analysés en toute hâte. 2) Toute l’information incluse porte sur la saison prenant fin au printemps ou à l’été 2020. Au moment où nous écrivons ces lignes, nous sommes déjà rendus au milieu de 2020-2021. Nous savons que l’activité en ligne a pris son essor et que les orchestres restent en contact avec leurs publics par des moyens que nous ne pouvions imaginer il y a un an. Déjà, nous savons que le Rapport comparatif pour 2020-2021 aura une allure bien différente de celui pour 2019-2020 et de tous les rapports sur les années antérieures. Le défi pour Orchestres Canada est de se tenir au fait de ce qui se produit maintenant.

Chaque année, nous produisons ces résumés à partir d’une information simple et de définitions couramment acceptées, en évitant autant que possible de porter des jugements subjectifs. L’exactitude des résumés dépend surtout de celle de l’information fournie par les 72 orchestres participants, puis de la transcription fidèle de cette information dans les feuilles de calcul principales. Nous vous serions reconnaissants de signaler toute erreur importante que vous relevez dans ces résumés.

Le tout respectueusement soumis
C. Stephen Smith (statisticien, Orchestres Canada)
2 février 2021

Nouvelle étude : Repenser la philanthropie culturelle à Montréal

Une étude récente sur la culture philanthropique à Montréal, publiée par le Conseil des arts de Montréal (CAM) et HEC Montréal, indique que « cultiver activement des relations avec des particuliers qui sont proches de la pratique artistique et de la mission organisationnelle, pour voir apparaître des donateurs et des membres de conseils d’administration engagés. ».

L’étude, intitulée Repenser la philanthropie culturelle à Montréal : Les relations et la communauté, est réalisée par Wendy Reid, professeure en management à HEC Montréal, et a nécessité une analyse qualitative de plus de 50 études de cas et 100 entretiens avec des organismes artistiques de tailles diverses basés à Montréal, y compris des orchestres.

Couverture de l'étude

L’étude a fourni 4 recommandations clés pour aider à l’évolution de la philanthropie culturelle à Montréal :    

1- La stratégie : Les relations à long terme sont essentielles!   

Les événements de collecte de fonds, bien que potentiellement rémunérateurs, peuvent absorber beaucoup de temps et d’énergie.  Les organismes artistiques devraient se concentrer davantage sur le maintien et l’évolution de leurs relations avec les personnes proches de l’art et de la mission de l’organisme, en intégrant les galas et les événements dans le développement des relations afin de produire des donateurs et des membres du conseil d’administration engagés. Ces relations peuvent se poursuivre dans l’au-delà : n’oubliez pas les dons planifiés!    

2- La culture : Lier laphilanthropie à la pratique artistique  

Développer une culture de la philanthropie qui implique tout le monde, et inclure les membres du conseil d’administration, le personnel, les artistes et les bénévoles dans cette culture. Lier la fierté des artistes pour leur pratique artistique à la générosité des donateurs et intégrer les employés responsables des revenus dans le travail plus large de l’organisation.  

3- Les personnes : Artistes, travailleurs culturels et pairs   

Veiller à ce que les possibilités de formation et de développement professionnel – que ce soit pour les artistes ou les travailleurs du secteur artistique – mettent certain l’accent sur la philanthropie.  Les artistes, en tant qu’alliés potentiels dans les efforts philanthropiques, doivent être orientés vers le rôle que joue la philanthropie. Les stages devraient être une opportunité de développement professionnel dans le domaine de la philanthropie pour les travailleurs artistiques émergents. Les professionnels de la collecte de fonds peuvent bénéficier d’un échange entre pairs au sein du milieu.       

4- Lesoutils : Données et bases de données   

Pour favoriser de meilleures relations avec les parties prenantes, investir dans un logiciel de gestion des relations avec la clientèle dans lequel la billetterie et les données relatives aux donateurs travaillent ensemble, et instaurer une culture de l’analyse des données et de la culture numérique.  

Ressources   

Lire les faits saillants 

Lire l’étude complète 

Lire le communiqué de presse

Les orchestres et le Conseil des arts du Canada dans les cinq prochaines années : Réimaginer l’innovation

Alors que le comité de défense des intérêts d’Orchestres Canada est resté silencieux ces derniers mois, le groupe (désormais présidé par Maxime Lataille, membre du conseil d’administration d’OC, de l’Orchestre symphonique de Montréal) a travaillé dur en coulisses, s’engageant auprès des décideurs et soumettant des mémoires dans le cadre d’une série de processus consultatifs au niveau fédéral.

Parmi les points forts de notre travail récent, citons la soumission d’OC au Conseil des Arts du Canada dans le cadre de sa consultation sur la planification stratégique. Nous y avons formulé trois recommandations (dont la version complète est présentée ci-dessous) :

Recommandation 1 : Créer un supplément à l’innovation dans tous les programmes de subventions qui incite spécifiquement le processus
En abordant le numérique différemment

Recommandation 2 : Réimaginer l’approche du Conseil en matière de numérique en débloquant des fonds pour les projets et les opérations numériques
En affinant et en faisant évoluer les critères et l’évaluation de la diversité et de l’innovation

Recommandation 3 : Faire évoluer les critères de candidature pour aider les groupes à articuler leur progression vers la diversité, l’inclusion et l’innovation

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Les orchestres, la SOCAN et les droits aux temps de la COVID-19

Avec le récent passage au partage de contenu en ligne, les orchestres sont confrontés à de nouveaux défis en matière de droits d’auteur. Orchestres Canada a invité James Leacock, chef de service – Médias au service Licences de la SOCAN (et vétéran de 19 ans à la SOCAN) à se joindre à nous pour une discussion et une séance de questions animée.  

Vous trouverez ci-dessous les points clés de la conversation :

 

1- Connaissez vos tarifs!

Il existe différents types de licences que les orchestres canadiens utilisent généralement pour obtenir des droits d’exécution en direct :

 

  • Tarif 4B2 – Licence annuelle pour orchestres, une licence permettant d’exécuter publiquement de la musique en tant que prestations en direct lors de concerts ou de récitals de musique classique pendant une période d’un an. Le tarif est basé sur une redevance fixe par concert, calculée selon une échelle mobile en fonction de la taille du budget de votre orchestre, et est payable pour chaque concert que vous donnez, qu’il contienne ou non de la musique protégée par des droits d’auteur.
  • Tarif 4B1 – Concerts de musique classique (par concert ou événement), également une licence permettant d’exécuter de la musique en tant que prestations en direct lors d’un concert ou d’un récital de musique classique.  Quelle est la différence?  Ce tarif est basé sur SOIT 1,56 % de vos recettes brutes SOIT (pour un concert gratuit) 1,56 % des droits que vous payez aux interprètes, avec un minimum de 35 $ par concert.  Il n’est payable que pour les concerts qui contiennent de la musique protégée par le droit d’auteur ; il n’est pas exigé pour les programmes qui contiennent uniquement du répertoire du domaine public.


Faites le calcul!  Un tarif peut être plus avantageux pour vous que l’autre au cours de votre saison : il dépendra de vos choix de répertoire, de la capacité des salles et du prix des billets.  Examinez l’ensemble de votre saison, ou l’année civile (si c’est votre période de licence), et optez pour le tarif qui vous convient le mieux pour l’ensemble de l’année. Pour 2020, les responsables d’Entandem pourraient envisager d’autoriser des changements de tarifs en milieu d’année pour mieux s’adapter à vos nouvelles réalités : parlez-en avec eux!

 

2- Ces tarifs vous couvrent non seulement pour les représentations en personne, mais aussi pour les concerts en ligne  

James a utilement défini une performance publique comme “la musique exécutée à l’extérieur d’une maison, d’une voiture ou d’un bateau”, et cela inclut la musique communiquée au public par télécommunication, y compris l’internet! Les droits d’exécution en ligne de concerts de répertoire protégés par le droit d’auteur sont traités de la même manière que les concerts en personne, et cela vaut pour les événements à but unique (exécution en direct uniquement, en ligne uniquement) et les événements hybrides (en direct et en ligne).

Par exemple, un concert auquel assistent 50 personnes en personne et qui est en même temps diffusé en direct. Dans ce cas, la SOCAN considère qu’il s’agit d’un seul événement, ce qui signifie que vous n’avez besoin que d’une seule licence pour les concerts hybrides. Il en va de même si 50 personnes assistent au concert en personne et que le concert est enregistré pour être diffusé plus tard : il est toujours considéré comme un seul événement.

Votre droit d’exécuter et de communiquer la musique est couvert par la licence de la SOCAN que vous avez choisie.


3- Ni 4B1 ni 4B2 ne couvrent les droits de synchronisation ou de reproduction.  

La SOCAN ne gère que les droits d’exécution publique et de communication, mais pas les droits de reproduction et de synchronisation, que vous devrez obtenir auprès du titulaire des droits pour le répertoire que vous exécutez (ou de son représentant). Si vous ne savez pas de qui il s’agit, commencez par l’éditeur de musique : il peut vous guider.


Si vous cherchez quelques définitions rapides sur les droits d’auteur canadiens, cette page de l’Association canadienne des droits de reproduction de la musique peut vous aider!

 

4- Les enregistrements d’archives nécessitent une licence différente

Si vous communiquez des enregistrements réalisés dans le passé par votre ensemble, vous devrez obtenir une licence audiovisuelle en ligne ( tarif 22.D.1 ) de la SOCAN.

Si les revenus de ces représentations sont générés par la publicité, par des frais par programme ou par un abonnement spécial, la redevance est de 1,9 % de ces revenus, sous réserve d’une redevance annuelle minimale de 15 $. Pour les services qui génèrent des revenus, les rapports pour le tarif sont trimestriels. Si le minimum est applicable, vous ne devez remettre le formulaire qu’une seule fois et payer votre redevance pour l’année.

 

5- Facebook et YouTube ont leurs propres accords de licence avec la SOCAN et d’autres détenteurs de droits – et ils les font respecter!

Si vous utilisez Facebook et/ou YouTube comme plateforme pour partager votre contenu musical enregistré, ces plateformes sont responsables du contrôle des licences et peuvent retirer le contenu.  Lorsque vous utilisez ces plateformes, vous publiez à vos propres risques.

Toutefois, si vous vendez des billets pour assister à ce concert, ou si vous en faites la promotion ou la publicité en tant que concert/événement, votre organisation devra obtenir une licence de la SOCAN.

Les premières expériences de la pandémie ont appris aux groupes que Facebook et Youtube utilisent des robots comme première ligne d’identification du matériel soumis à des droits d’auteur (qu’il s’agisse de droits d’auteur sur le répertoire ou de droits d’auteur sur l’enregistrement).  Une communication immédiate et bien informée avec YouTube ou Facebook fera remonter le problème jusqu’à une personne vivante, et vous pourrez alors régler les choses.

 

6- Soyez attentifs aux droits d’auteur sur les arrangements

Si votre concert comprend uniquement des œuvres du domaine public, vous êtes hors de cause. Si vous utilisez le tarif 4B2, vous payez un forfait par concert, quel que soit le répertoire.  Si vous utilisez le tarif 4B1 et que vous n’exécutez que de la musique du domaine public, aucune licence n’est nécessaire.  Toutefois, si vous exécutez un arrangement d’un “air” du domaine public, l’arrangement sera soumis à la protection du droit d’auteur s’il a été créé pendant la durée actuelle du droit d’auteur au Canada (que nous résumerons par “date de décès plus 50”). Vérifiez et assurez-vous que vous disposez d’une licence, le cas échéant.

 

Vous avez encore des questions?  

Vous pouvez contacter votre gestionnaire de compte d’Entandem, ou contacter directement la SOCAN à cette adresse électronique! Le taux de réponse est de 1 à 2 semaines.

 

Ressources

Enregistrement vidéo du webinaire

Site web de la SOCAN

Ressources du gouvernement du Canada sur le droit d’auteur

An Orchestra Musician’s Guide to Licensing of Online Content by Gary Corrin 

Online Concerts_Summary from SOCAN as of October 2020 

ASCAP repertory list

Cinq secrets d’une AGA en ligne réussie

À Orchestres Canada, nous tenons une assemblée générale annuelle en ligne depuis sept ans et nous n’avons aucun regret. Dans le contexte de la pandémie de la COVID, avez-vous songé à tenir la vôtre en ligne cette année? Nous avons créé un guide à votre intention. Le 16 octobre, nous avons présenté aux représentants d’orchestres de toutes les régions du Canada un webinaire sur la planification d’une assemblée générale annuelle en ligne. Voici, en bref, les points à retenir. 

Note : À OC, nous utilisons l’application Réunions Zoom, avec un compte payé « pro ». Soucieux des coûts, nous avons aussi profité des offres Zoom de TechSoup Canada.

1- S’organiser, d’abord et avant tout!

Ce n’est pas un secret dans le milieu des événements, concerts et orchestres qu’il faut tout d’abord bien s’organiser; dans le cas d’une AGA, il faut jongler avec plusieurs éléments. Nous recommandons de commencer par le règlement administratif ou autre document constitutif pour déterminer ce qui suit :  

    • Qui peut participer? Qui a droit de vote?
    • Combien de participants votants faut-il pour avoir un quorum?
    • Peut-on avoir des invités non votants; comment peut-on contrôler le vote?
    • Le vote anticipé ou par procuration est-il permis?  
    • Combien de temps à l’avance faut-il publier le premier avis officiel d’assemblée? 
    • Comment l’ordre du jour et les documents à l’appui seront-ils communiqués et combien de temps avant l’assemblée faut-il les envoyer?
    • Envoyer les communications longtemps d’avance et prévoir plusieurs suivis pour obtenir le quorum requis. S’attendre à des défections et obtenir donc plus que le minimum requis d’inscriptions.
    • Déterminer le type de documents à conserver après l’AGA. Liste de participants? Relevé des votes? L’inscription obligatoire facilite la saisie de cette information. 

Après avoir réglé ces aspects, organiser la réunion sur Zoom! Voici une courte vidéo sur la manière de procéder.

2- Noter soigneusement tout!

Nous aimons tous être spontanés, mais une assemblée générale annuelle est déjà bien assez stressante (et il y a un public)! Pourquoi courir le risque? Il est important de tout noter pour avoir l’esprit tranquille et veiller à ce que rien ne soit négligé. Cela inclut le nom des motionnaires et le libellé exact des motions. Il est recommandé de créer un ordre du jour annoté indiquant le nom des intervenants, l’heure de leur intervention, la personne chargée d’assurer la continuité entre les intervenants et celle chargée de demander des comotionnaires, ainsi que le moment de la mise aux voix. Pour vous donner une idée, voici un ordre du jour annoté de la dernière AGA de l’OC.

3- C’est en forgeant qu’on devient forgeron

Comme pour la musique, plus on répète, meilleur on devient! Nous recommandons fortement de prévoir une séance de répétition un jour ou deux avant l’AGA avec tous les intervenants. Cela permet de diagnostiquer les problèmes techniques, de vérifier la stabilité des connexions Internet et de dépister les diapositives douteuses et les mises aux voix problématiques. Il n’est pas nécessaire d’avoir une répétition très longue : la nôtre était de seulement 15 minutes, mais elle s’est révélée très utile comme moyen de confirmer notre plan pour le jour de l’assemblée.

4- L’importance d’avoir belle allure!

Créer une seule présentation PowerPoint pour toute l’assemblée et assigner à une personne la responsabilité du défilement des diapositives. Cela élimine les pauses gênantes qui se produisent lorsque les intervenants veulent expliquer leurs propres écrans.  

Avoir une diapositive d’accueil que les membres voient dès leur connexion : y inclure le titre de l’événement et des conseils techniques sur la participation. 

Autres astuces :

    • Inclure le nom et le titre (p. ex. président) de l’intervenant dans le pied de page de chaque diapositive; 
    • Appliquer les principes d’usage aux diapositives : limiter le contenu par diapositive, avoir une présentation attrayante et une taille de police uniforme, et faire un usage stratégique des  images. 
    • La règle 5/5/5 peut être utile : maximum de cinq mots par ligne de texte, de cinq lignes de texte par diapositive ou de cinq diapositives avec beaucoup de texte d’affilée.  

Comme le succès de votre AGA en ligne repose sur votre présentation PowerPoint, celle-ci doit avoir belle allure! Elle doit être agréable à voir et à absorber. Assurez-vous que la police est assez grosse, que les diapositives sont colorées, que le tout est informatif! Indiquez quand les votes auront lieu et qui a la parole. Pourquoi ne pas inclure quelques photos? Voici un exemple de la présentation PowerPoint que nous avons créée pour notre dernière AGA.

5- La liste des tâches

C’est ce que vous vouliez, alors la voici : notre liste des tâches, surtout d’arrière-plan, qu’il faut bien planifier et attribuer pour assurer le bon déroulement de l’assemblée.  Il s’agit essentiellement des tâches qui reviennent au.à la secrétaire, à l’hôte.sse et au.à la technicien.ne de l’assemblée :

Secrétaire de l’assemblée :

      • Commencer et arrêter l’enregistrement, au besoin
      • Prendre les présences (pour le dossier et le quorum)
      • Au début de l’assemblée, indiquer à l’hôte.esse la date de publication du premier avis d’AGA
      • Ouvrir les votes
      • Signaler à l’hôte.sse les bulletins de vote par anticipation qui ont été reçus, le cas échéant
      • Communiquer les résultats des votes et confirmer l’adoption d’une motion
      • Prendre le procès-verbal (l’enregistrement constitue un mécanisme de sauvegarde utile).

Hôte.sse de l’assemblée (peut être un des présentateurs)

      • Accueillir les participants
      • Assurer la continuité de l’assemblée 
      • Déterminer les comotionnaires (parmi les participants qui ont levé la main)
      • Confirmer les résultats des votes
      • Suivre et gérer les échanges : afficher les liens pertinents et transmettre les questions au.à la président.e.

Technicien.ne de l’assemblée

      • Servir de personne-ressource (courriel et/ou téléphone cellulaire) pour les membres qui ont besoin d’un rappel des détails de l’assemblée ou pour les dépannages techniques avant et durant la réunion
      • Accueillir les participants dans la salle de réunion avant et durant l’assemblée
      • Participer au défilement des diapositives (l’hôte.sse confiera la tâche à cette personne) 
      • Présenter les motions (les présentateurs peuvent le faire; les motions devraient être incluses dans le programme annoté) 
      • Commencer et arrêter l’enregistrement, au besoin

En prime : conseils et astuces pour l’après-AGA

Enregistrements et comptes rendus

      • Télécharger tout compte rendu sur Zoom dans les 30 jours de l’assemblée, puis le supprimer
      • Renseignements à conserver pour les dossiers : 
        • Inscriptions
        • Résultats des votes (pouvant aussi servir de double de la liste des présences)

Voici une vidéo montrant où l’on peut trouver ces documents

      • Ressources pour le procès-verbal :
        • À condition d’avoir pris les mesures requises, Zoom indique quand l’enregistrement de la réunion est prêt – il y a normalement trois fichiers : vidéo, audio et texte des échanges.
      • Communications de suivi :
        • Faire état des activités liées à l’AGA et envoyer des mises à jour, remercier les participants par infolettre ou autre forme de communication après l’AGA.

Curieux et désireux d’en savoir plus? Voici quelques liens utiles :

Enregistrement du webinaire

Diapositives du webinaires 

Relancer votre orchestre, partie 2 avec Janet Sellery

Les 10 principaux points à retenir de la présentation de Janet Sellery – Relancer votre orchestre, partie II

Le 10 septembre dernier, l’experte en santé et sécurité Janet Sellery a mené un atelier soutenu avec les membres et amis d’Orchestres Canada sur l’évaluation des risques, la planification et la préparation pour la nouvelle normalité aux temps de la COVID.  Tout en vous exhortant à consulter le jeu de diapositives PowerPoint, les feuilles de travail et les ressources complémentaires, nous vous signalons que l’ami d’OC Roydon Tse a produit un résumé des 10 principaux points à retenir de cette séance.  Merci à Roydon. Merci aussi à Janet.

Un engagement collectif à rouvrir en toute sécurité
À l’heure actuelle, la priorité est d’assurer la santé et la sécurité de tous et, quand les conditions le permettront, de créer un environnement dans lequel le public pourra revenir en toute confiance. Il faudra du temps pour développer un contrat social dans lequel toutes les parties conviennent de prendre des précautions, comprennent leurs responsabilités et disposent des outils et de la formation nécessaires.  

Connaître ses droits et responsabilités
Il faut connaître ses droits et responsabilités comme employé, employeur et responsable des engagements, sachant que les travailleurs (rémunérés et bénévoles) ont le droit de participer, le droit de savoir, le droit de refuser un travail et le droit d’être à l’abri de toute représailles en cas de refus de travailler. L’employeur (responsable des engagements) a la responsabilité d’offrir un milieu de travail sain et sécuritaire.

Être au courant des restrictions actuelles touchant la santé publique
Il faut connaître les règlements et restrictions touchant la santé publique dans sa sphère de compétence. Il faut aussi se tenir au courant des règlements fédéraux, provinciaux et municipaux au fur et à mesure de leur évolution.

Créer au sein de son organisation un rôle de leadership en matière de COVID-19
Dans toute organisation, petite ou grande, il est conseillé de choisir un membre du groupe qui agira comme personne-ressource pour la COVID-19 et qui travaillera en étroite collaboration avec les groupes intervenants, les responsables de la salle et la collectivité afin de faire respecter tous les protocoles. 

Connaître et évaluer les risques
Il faut examiner de près tous les rôles au sein de l’orchestre pour identifier les tâches et leurs dangers éventuels. Après avoir fait une évaluation des risques, on peut planifier les activités par lesquelles commencer en toute sécurité, en tenant compte de la capacité à se conformer aux exigences.

Éliminer, contrôler et prévenir
En se reportant à la hiérarchie des mesures de contrôle (incluse dans le jeu de diapositives de Janet Sellery et reproduite ci-dessous), évaluer les dangers potentiels et déterminer lesquels peuvent être éliminés complètement et lesquels peuvent être gérés par des mesures d’ingénierie et des mesures administratives. L’EPI (équipement de protection individuelle) doit être utilisé de pair avec ces deux types de mesures : l’EPI n’est pas une solution complète.

Envisager de restructurer la programmation
Trouver une programmation qui peut être présentée en toute sécurité  et envisager une programmation de rechange pour garantir la sécurité de tous les intéressés.

Aménager un milieu de travail sain
Mettre en place des mesures et procédures pour chaque activité afin de garantir que tous les artistes, travailleurs, bénévoles et membres du public sont en sécurité, se sentent en sécurité et disposent de l’information et du matériel nécessaires pour fonctionner en toute sécurité. Il pourrait falloir réévaluer les horaires en place, créer des rôles supplémentaires et affecter des ressources additionnelles afin d’aménager un milieu de travail sain pour tous. 

Se méfier de la « pensée magique »
Nous voulons tous revenir à la « normale » aussitôt que possible : la musique est indispensable à notre bien-être comme individus et comme collectivités. Elle nous manque! Mais il faut prendre garde de ne pas picorer dans nos sources d’information pour justifier nos actions. Il faut évaluer la crédibilité de ces sources et privilégier les études examinées par des pairs, entreprises aussi proche que possible de son propre milieu, par des universitaires et des professionnels de la santé. 

Faire de petits pas
Vu la multitude de détails dont il faut s’occuper, il est préférable de planifier un retour au travail graduel et échelonné. Mettre les procédures à l’épreuve au moyen de petits essais contrôlés. Il est extrêmement important de réussir du premier coup : la meilleure façon d’avancer est de faire en premier de petits pas réfléchis. 

« Si vous ne pouvez pas vous permettre de le faire en toute sécurité, vous ne pouvez pas vous permettre de le faire. »

Enregistrement disponible ici.

Documents de la session:

Relancer votre orchestre partie 2 avec Janet Sellery – diapositives- 10 sept 2020 FR

OC Risk Assessment Janet Sellery-FR

OC COVID-19 Response Planning Janet Sellery-FR

Orchestres Canada Relancer votre orchestre – liste des ressources 10 sept 2020

Community Theatre Reopening Guide Ontario Aug 10 2020

Risk Assessment Form inc Risk Rating Sept 10 2020

Mémoire présenté au Comité permanent des finances – consultations prébudgétaires de 2021

Le 7 août, Orchestras Canada/Orchestres Canada a soumis un mémoire au Comité permanent des finances du gouvernement fédéral, dans le cadre du processus annuel de consultation pré-budgétaire. S’inspirant des perspectives des orchestres canadiens, les mesures que nous avons proposées dans le mémoire :

  1. Maintenir les emplois et le talent au sein du secteur culturel aux quatre coins du Canada afin d’être prêts à relancer rapidement le domaine des arts de la scène dès que les conditions s’y prêteront;
  2. Permettre aux groupes culturels de toutes les tailles – des petits collectifs jusqu’aux plus grandes institutions phares – de répondre aux besoins culturels de leurs communautés par le biais d’initiatives novatrices et intéressantes en cette période de crise;
  3. Encourager la philanthropie pour inciter les particuliers, les fondations philanthropiques et les entreprises à faire leur part;
  4. Améliorer les espaces culturels où les Canadiens se rassemblent pour participer à des expériences culturelles transformatrices pour veiller à ce qu’ils soient appuyés et modernisés, et qu’ils deviennent plus sécuritaires, accessibles et durables sur le plan environnemental.

Nous invitons les orchestres canadiens à lire le mémoire, puis partager-le avec vos députés : Mémoire présenté au Comité permanent des finances dans le cadre des consultations prébudgétaires de 2021

Nous avons rédigé un message électronique que vous pouvez personnaliser, ici : Modèle de message; veuillez l’adapter en fonction de votre orchestre

Relancer votre orchestre, partie 1 avec Chris Walroth

Principaux conseils à retenir de « Relancer votre orchestre – partie 1 »

Le 14 août dernier, Orchestres Canada a offert un webinaire animé par le gestionnaire Production du Toronto Symphony Orchestra, Chris Walroth. Chris a décrit certaines des mesures clés que les orchestres devraient prendre pour planifier la reprise en toute sécurité de leurs activités. Bien qu’il soit difficile de résumer en quelques points sa présentation et la discussion qui a suivi, en voici les points saillants.

1. Connaître les règlements en matière de sécurité publique en vigueur dans la municipalité et la province, ainsi qu’au pays.

2. Élaborer un plan personnalisé faisant entrer en ligne de compte les particularités de l’orchestre.
Pour relancer l’orchestre en toute sécurité, il faut prévoir une période de planification et de consultation avec les artistes, organisateurs, exploitants et détenteurs de permis. C’est à vous qu’il appartient d’évaluer les risques et de mettre en place des mesures pour réduire le risque d’infection parmi tous ceux qui participent à vos activités, qu’ils soient rémunérés ou bénévoles, artistes, travailleurs de l’arrière-scène, administrateurs ou membres du conseil.

3. Ralentir et respecter des bulles de sécurité
Sachant que la longueur des interactions augmente le risque de transmission, il faut réduire la durée des contacts et le nombre de personnes travaillant dans un même espace. Ralentir le processus, travailler avec moins de personnes, prendre plus de temps pour accomplir la tâche et n’autoriser dans un secteur donné que les personnes indispensables à l’accomplissement de la mission.

4. La communication est la clé
La communication et l’application sont les aspects les plus délicats d’une reprise en toute sécurité. Nous avons tous des routines et avons l’habitude de travailler d’une certaine manière, mais la reprise est un travail d’équipe qui exige le plein engagement de chacun. Il est important d’être constant et persistant, et de donner l’exemple du comportement qu’on souhaite voir chez les autres.

5. Tout documenter et organiser
Nous vivons une époque de bouleversements et de changements; la science et son interprétation continuent à évoluer. Il faut être organisé, documenter ses interventions et interactions, et essayer d’être même trop préparé. Cela permet de concentrer l’énergie nécessaire sur le traçage des contacts et d’autres protocoles nouveaux qui devront être en place au moment de la reprise.

6. Pratiques exemplaires pour les orchestres
Éviter autant que possible de partager le matériel (p. ex., instruments, porte-musique, instruments à percussion). Revoir la marche à suivre pour les répétitions afin de minimiser la durée d’exposition et le nombre de personnes qui travaillent ensemble en même temps. Revoir le déroulement des concerts et envisager des concerts plus courts et sans entracte. Le port d’EPI, comme le couvre-visage, devrait être obligatoire pour tous jusqu’à ce que tout le monde soit assis sur la scène et prêt à jouer. Comme Chris l’a fait observer : « Tout grand art s’accompagne d’une quantité de rebuts! » Faites en sorte qu’il soit aussi simple que possible pour les membres de l’effectif de se laver les mains et de jeter les articles qu’ils ont touchés.

Orchestres Canada continuera à suivre l’état de la reprise en toute sécurité dans les diverses sphères de compétence au Canada; nous sommes également impatients de poursuivre la discussion et l’apprentissage avec vous!

Diapositives de présentation : Relancer votre orchestre – Chris Walroth

Bibliographie : Bibliographie – Relancer votre orchestre

Enregistrement disponible ici.