Préambule
Bénévolat
Orchestres Canada reconnaît la grande importance du bénévolat dans notre culture et notre société, et considère l’implication de ses membres comme essentielle à son fonctionnement.
Intégrité
Les bénévoles et les employés d’Orchestres Canada manifestent l’intégrité de l’organisme dans tous ses rapports avec les donateurs, les orchestres membres, les partenaires, les fournisseurs et les diverses institutions.
Transparence
Orchestres Canada mène ses affaires internes selon les pratiques de transparence et de diligence appropriée. Ses activités sont publiques et toute demande d’information est gérée selon les lois en vigueur sur l’accès à l’information et le respect de la vie privée.
Définitions
Administrateur : Personne non rémunérée élue ou nommée pour occuper un poste au sein du conseil d’administration.
Directeur général et membre du personnel : Toute personne rémunérée par Orchestres Canada. La définition inclut aussi toute personne qui est rémunérée par un autre organisme et dont les services sont prêtés à Orchestres Canada, ainsi que les stagiaires en provenance de collèges et d’universités.
Bénévole : Personne non rémunérée qui est nommée par le conseil d’administration pour participer à l’un des comités formels d’Orchestres Canada ou personne non rémunérée qui, sans être nommée ou élue, fait don de son temps ou de ses services pour soutenir Orchestres Canada dans l’exercice de sa mission.
Avantage : Tout cadeau, don, faveur, récompense, service, commission, rétribution, indemnité, compensation, bénéfice, profit, prêt, avance, réduction, escompte ou toute autre chose utile ou profitable de même nature ou toute promesse d’un tel avantage.
Intérêt personnel : Intérêt de la personne concernée, direct ou indirect, pécuniaire ou non, réel, apparent ou potentiel. L’intérêt personnel est distinct de celui d’Orchestres Canada ou peut être perçu comme tel par une personne raisonnablement informée.
Intérêt des proches : Intérêt du conjoint, du partenaire ou des enfants de la personne concernée, ou intérêt d’une société, compagnie, coopérative ou association avec laquelle elle entretient une relation d’affaire ou communautaire. Cet intérêt peut être direct ou indirect, pécuniaire ou non, réel, apparent ou potentiel. Il est distinct de celui d’Orchestres Canada ou peut être perçu comme tel par une personne raisonnablement informée.
Devoirs et responsabilités
Administrateurs, directeur général et bénévoles
Les administrateurs, le directeur général et les bénévoles d’Orchestres Canada doivent exercer leurs fonctions et mener leurs affaires personnelles de façon à préserver et à maintenir la confiance du public dans l’intégrité, l’objectivité et l’impartialité des décisions d’Orchestres Canada.
Ils doivent éviter de se placer sciemment dans une situation susceptible de mettre en conflit d’une part leur intérêt personnel ou celui de leurs proches ou d’un organisme où ils travaillent comme bénévoles ou employés et d’autre part leurs fonctions auprès d’Orchestres Canada.
Ils doivent s’abstenir de solliciter, d’accepter ou de recevoir de quiconque un avantage pour eux ou leurs proches en échange d’une intervention, d’un service ou de l’exercice d’une influence sur une décision.
Ils doivent s’abstenir de détenir un intérêt direct ou indirect dans un contrat d’Orchestres Canada à moins de le divulguer et de s’exclure, le cas échéant, du processus décisionnel.
Ils doivent s’abstenir d’utiliser pour leur intérêt personnel ou celui de leurs proches des renseignements confidentiels qui ne sont pas accessibles au public.
Ils doivent s’abstenir d’utiliser ou de permettre l’utilisation, à des fins autres que celles auxquelles ils sont destinés, des biens, des ressources ou des services d’Orchestres Canada ou d’utiliser l’autorité de leurs fonctions pour leur intérêt personnel ou celui de leurs proches.
Ils doivent divulguer au directeur général ou au président du conseil d’administration, selon le cas, les faits ou situations susceptibles de mettre en conflit, d’une part, leur intérêt personnel ou celui de leurs proches et, d’autre part, leurs obligations auprès d’Orchestres Canada.
Ils doivent respecter les dispositions législatives et administratives régissant les mécanismes de prise de décision d’Orchestres Canada.
Personnel
Le personnel est tenu d’être loyal et de communiquer dans ses gestes une image positive d’Orchestres Canada.
Un membre du personnel doit faire preuve de discrétion à l’égard des renseignements confidentiels et s’abstenir d’utiliser, pour son intérêt ou celui de ses proches, des renseignements qui ne sont pas accessibles au public.
Un membre du personnel ou un de ses proches ne peut avoir un intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui crée un conflit entre, d’une part, ses intérêts personnels ou celui de ses proches et, d’autre part, les obligations du membre du personnel auprès d’Orchestres Canada.
Il doit éviter d’utiliser, à des fins autres que celles auxquelles ils sont destinés et pour son intérêt personnel ou celui de ses proches, les biens, ressources ou services d’Orchestres Canada.
Sauf autorisation expresse du directeur général, il ne peut accepter de tiers une somme d’argent ou une autre considération pour l’exercice de fonctions semblables ou liées à celles qu’il exerce auprès d’Orchestres Canada.
Un membre du personnel doit s’abstenir de solliciter, d’accepter ou de recevoir de quiconque un avantage pour lui-même ou pour un proche en échange d’une intervention, d’un service ou de l’exercice d’une influence sur une décision.
Application du Code de déontologie
Orchestres Canada doit veiller à ce que le directeur général et chaque administrateur, membre du personnel et bénévole reçoivent une copie de son code de déontologie.
Orchestres Canada doit communiquer des lignes directrices claires et simples pour encourager le respect par tous les bénévoles de pratiques conformes à la déontologie.
Les administrateurs, le directeur général, le personnel et les bénévoles doivent adhérer au Code de déontologie dans l’exercice de leurs fonctions auprès d’Orchestres Canada.
Tout administrateur saisi d’une question ou d’une décision créant un conflit d’intérêt doit le signaler dès qu’il en est conscient et se retirer de la salle de réunion durant toute discussion, tout vote ou tout examen portant sur la question.
La déclaration de conflit d’intérêt et le retrait de la personne concernée de la salle de réunion doivent être consignés au procès-verbal de la réunion.
Le conseil d’administration, selon le mode qu’il juge approprié, doit assurer la gestion de toute question relative au Cadre de déontologie et prévoir les mesures correctives nécessaires.
Approuvé par le conseil d’administration d’OC le 23 mars 2020