Le 3 novembre, à l’atelier d’Orchestres Canada destiné aux orchestres à petit budget, nous avons écouté les propos de l’avocat Ryan Prendergast, de Carters Professional Corporation. M. Prendergast a une expérience approfondie des conseils en matière d’affaires et d’impôts aux organismes de bienfaisance et d’organismes à but non lucratif. Il a animé une vive discussion au sujet de la légalité de la collecte, de la protection et de l’utilisation des renseignements personnels de la clientèle. Son diaporama est disponible ici, en anglais seuelment.

Remarque rapide : cet article et le diaporama qui l’accompagne ne constitue pas des conseils juridiques. Nous recommandons que vous consultiez un avocat qualifié si vous avez des questions au sujet de votre situation précise.

Dans sa présentation, Ryan Prendergast a donné des renseignements au sujet des lois principales à ce sujet et a parlé des pratiques exemplaires. Ces lois peuvent aussi être considérées comme étant des pratiques exemplaires en matière de communication. Les communications sont les plus efficaces lorsque nous dialoguons avec des gens qui veulent recevoir des nouvelles de nous et qui accordent de la valeur à notre contenu. Vous pouvez économiser des sous et du temps en retirant de votre base de données les noms des gens qui ne s’intéressent pas à votre organisme.

Il a aussi parlé de prochaines étapes pratiques que peuvent suivre les orchestres pour se conformer aux lois sur la confidentialité en mettant en œuvre ou en actualisant leur politique en la matière. Celle-ci devrait indiquer : 

• comment les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, protégés et divulgués;
• le processus à suivre pour déposer une plainte, comment les plaintes seront traitées, comment présenter une demande d’accès à l’information ou corriger un renseignement personnel;
• le processus à suivre pour traiter d’une infraction aux données personnelles, signaler une telle infraction et la communiquer;
• les coordonnées du membre du personnel chargé de la protection des renseignements personnels.

Comme M. Prendergast a expliqué aux participants de l’atelier, « en raison de la venue de la technologie moderne et des médias sociaux, les législateurs sont constamment en train de créer de nouveaux moyens de protéger les renseignements personnels. Pour éviter une atteinte aux renseignements personnels de leurs donateurs, les membres du conseil d’administration et de la direction de tout organisme devraient être au courant de leurs obligations en ce qui a trait à la protection de la vie privée et mettre en œuvre une approche proactive de conformité. »

OC remercie M Prendergast pour cette Orchestres Canada remercie M. Prendergast pour cette session animée et informative. Si vous voulez en apprendre plus, vous pouvez télécharger le diaporama (en anglais) ici.