Par Jerry Tsai*
Si vous êtes directeur.trice des opérations ou gestionnaire du personnel d’un orchestre, vous savez que l’ère numérique a influencé votre organisme de nombreuses façons. En plus de modifier la façon dont vous communiquez avec le public et avec laquelle vous offrez de nouvelles possibilités à vos musiciens, le passage à un travail plus numérique a également façonné la manière dont votre orchestre peut mener des auditions.
L’utilisation d’un format d’audition virtuelle en direct dans le cadre des auditions de votre orchestre présente de nombreux avantages. Les auditions en ligne sont plus accessibles, plus abordables et plus souples pour les musicien.ne.s. De plus, elles peuvent améliorer le processus de recrutement de votre orchestre en élargissant votre portée, tout en offrant l’avantage de la communication bidirectionnelle de l’expérience d’audition traditionnelle à un coût beaucoup plus bas.
Cependant, tout cela n’est possible que si vous utilisez le bon logiciel. Pour vous aider à démarrer, voici quatre conseils pour tirer le meilleur parti d’une plateforme d’audition numérique :
- Trouvez une plateforme qui réponde à vos besoins
- Formez soigneusement les membres de votre comité à l’utilisation du logiciel
- Créez un calendrier détaillé des auditions
- Développez une communication cohérente.
Ces stratégies sont utiles, que vous organisiez vos auditions en personne, en ligne ou en combinant les deux. En outre, il est important de choisir le bon logiciel pour vous aider à rationaliser vos processus de recrutement, de programmation et de communication. C’est parti!
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Trouvez une plateforme qui réponde à vos besoins
Pour tirer efficacement parti d’une plateforme d’audition numérique, vous devez d’abord investir dans le logiciel qui convient à votre orchestre. Dressez une liste de toutes les fonctions dont vous avez absolument besoin, ainsi que de celles qui ne sont pas essentielles mais qu’il serait bon d’avoir.
Voici quelques-unes des caractéristiques que vous devriez envisager de rechercher dans votre plateforme d’audition numérique :
- Des applications personnalisables qui vous permettent d’obtenir toutes les informations dont vous avez besoin de la part de chaque musicien.ne qui passe une audition.
- Un accès pour plusieurs évaluateurs.trices afin que tous les membres de votre comité puissent donner leur avis en même temps.
- Une interface facile à utiliser, en particulier pour créer votre calendrier d’auditions.
- Des rubriques intégrées qui recueillent les commentaires des membres du comité en temps réel.
- Des outils de messagerie robustes pour rendre les communications internes et externes plus efficaces.
De plus, assurez-vous que la plateforme que vous choisissez s’aligne sur le budget de votre orchestre et qu’elle dispose d’options d’intégration avec les autres solutions logicielles que vous utilisez régulièrement afin de garantir un flux de travail homogène.
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Formez soigneusement les membres de votre comité à l’utilisation du logiciel
Le logiciel d’audition numérique approprié pour votre orchestre ne sera efficace que si votre équipe sait comment l’utiliser. Montrez à chaque membre du comité comment :
- Se connecter rapidement à la plateforme
- Accéder et naviguer dans les informations relatives aux candidatures et aux calendriers d’audition
- Visionner des vidéos d’audition préenregistrées
- Remplir et sauvegarder les grilles d’évaluation
Assurez-vous que le logiciel d’audition numérique que vous choisissez dispose d’une assistance clientèle exceptionnelle au cas où l’un des membres de votre équipe aurait besoin d’aide pour mener à bien ces activités. L’équipe d’assistance à la clientèle de la plateforme d’audition numérique devrait vous guider tout au long du processus de lancement de votre logiciel et vous fournir des commentaires fondés sur une vaste expérience de travail avec des organismes artistiques comme le vôtre.
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Créez un calendrier détaillé des auditions
L’un des plus grands défis liés à l’organisation d’auditions d’orchestre est l’établissement d’un calendrier, en particulier lorsque vous travaillez dans un format virtuel ou hybride. C’est pourquoi il est particulièrement important d’exploiter au maximum les fonctions de planification de votre plateforme d’audition numérique.
Selon Acceptd, l’une des caractéristiques essentielles d’un outil de planification d’audition que vous devez rechercher est la possibilité de l’utiliser de manière transparente en conjonction avec d’autres outils d’audition essentiels. Une fois que vous avez approuvé la candidature d’un musicien, vous devez être en mesure de le faire passer directement au calendrier d’audition. Grâce à ce calendrier, les membres du comité doivent avoir un accès direct au lien de chat vidéo pour une audition virtuelle en direct, ainsi qu’à la grille d’évaluation correspondante.
Du côté des candidat.e.s, chaque musicien.ne doit pouvoir consulter l’horaire de l’audition et accéder à l’avance à son lien de chat vidéo afin de savoir quand et où se rendre à l’audition. S’ils ne peuvent pas se rendre à l’heure d’audition que vous leur avez fixée, assurez-vous qu’ils peuvent facilement vous en informer (sans toutefois modifier l’horaire à votre insu) afin que vous puissiez ajuster l’horaire.
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Développez une communication cohérente
Comme nous l’avons déjà dit, une communication régulière est un élément essentiel de l’organisation d’auditions d’orchestre. Cela est vrai à la fois au sein de votre organisme, pour s’assurer que toute votre équipe est sur la même longueur d’onde, et à l’extérieur, pour tenir les musicien.ne.s auditionné.e.s au courant de l’état d’avancement du processus.
En plus de partager un calendrier clair et des liens de téléconférence avec toutes les personnes concernées, utilisez les outils de communication automatisés de votre plateforme d’audition numérique pour :
- Promouvoir les opportunités d’audition de votre orchestre auprès des candidat.e.s potentiel.le.s.
- Informer les candidat.e.s de la réception et de l’examen de leur matériel d’audition.
- Informer les membres du comité s’il leur reste des musicien.ne.s exceptionnel.le.s à évaluer.
- Informer les musicien.ne.s de la date à laquelle ils peuvent s’attendre à une décision et de la nature de cette décision lorsque votre équipe l’a prise.
Il est également important que les deux côtés puissent envoyer des messages ad hoc par l’intermédiaire de votre logiciel, que le contenu de chaque message soit lié au processus d’audition lui-même ou qu’il s’agisse simplement d’une question technique qui doit être traitée. Une communication efficace crée une expérience d’audition plus positive pour les musicien.ne.s et les membres du comité en favorisant la transparence et en veillant à ce que tout le monde dispose des dernières informations sur vos auditions.
Le monde des arts de la scène est en constante évolution, et votre orchestre doit grandir et changer de même. La numérisation de votre processus de gestion des auditions, voire des auditions elles-mêmes, vous aidera à atteindre cet objectif. Et en utilisant une plateforme adaptée aux besoins des orchestres et autres organismes des arts de la scène, vous maximiserez votre capacité à rationaliser votre processus.
*Jerry Tsai est le président d’Acceptd, une entreprise de Togetherwork qui est la première plateforme de recrutement, d’application et d’audition pour les arts. Il est passionné par le service à la communauté artistique et aime que l’art soit un moyen de se détendre et de profiter de tout ce que la vie a à offrir.